3 tips om minder tijd aan je e-mail te verspillen

Zal ik je eens een geheim verklappen? Wist je dat voor 7 van de 10 mensen de mailbox de grootste bron van tijdsverspilling is? Met e-mails die de hele dag binnenstromen, ben je altijd slechts een enkele druk op de knop verwijderd van totale afleiding.

In deze blog geef ik je 3 tips die je helpen om nooit meer zo veel tijd te verspillen aan je e-mail.

1. Zet alle meldingen uit

Een piepje en een melding op je scherm is alles wat ervoor nodig is om je weg te rukken van je geplande taken voor die dag. En voor je het weet heb je de hele dag druk zitten werken maar nog steeds niet gedaan wat je wilde doen.

Voorkom daarom dat je überhaupt wordt verleid om je mail te checken en zet alle meldingen uit, ook op je telefoon.

Dat heeft trouwens ook enorme positieve effecten voor je concentratie. Volgens wetenschapper Daniel Levitin kan alleen al de wetenschap dat je een ongelezen mail in je mailbox hebt, je effectieve IQ met 10 punten laten dalen.

2. Lees minder vaak je mail

In plaats van de hele dag door je mailbox te bekijken, kun je beter het aantal momenten beperken dat je mail leest. Twee keer per dag is voor de meeste mensen meer dan genoeg. Doe dat dan ook aan het einde van de ochtend en de middag, zodat je het eerste deel van de dag besteedt aan je echte werk.

Mocht je toch je nieuwsgierigheid niet kunnen weerstaan en begin je dag met het lezen van je mail, beperk dan de tijd die je daaraan besteedt. Dat doe je heel gemakkelijk door een timer te zetten.

De rest van de dag benut je zo een stuk beter, die besteedt je namelijk gewoon aan je eigenlijke werk.

3. Plan het in

Je mail lezen is iets anders dan je mail ook volledig behandelen. Door eerst je mails snel te lezen en te beoordelen, kun je je werk veel beter plannen. Dus in plaats van dat je iedere mail volledig afhandelt in volgorde van binnenkomst, bepaal je hoe belangrijk en urgent het bericht is en zet je het op je takenlijst.

Uitzondering daarbij zijn de e-mails die maar een paar minuutjes kosten om te beantwoorden. Die handel je wel meteen af.

Deze werkwijze vereist dat je even een pas op de plaats maakt en je mails niet inhoudelijk maar alleen planmatig beoordeelt en vervolgens prioriteiten stelt.

Onthoudt daarbij dat een mail zelden meteen behandeld hoeft te worden.  Alleen als het een echt noodgeval is, moet je meteen in de pen (of beter het toetsenbord) kruipen. In alle andere gevallen kan het echt wel even wachten.

Slimmer Werken: ook in je mailbox

Wil je leren om slimmer met je e-mail om te gaan en hoe je je kunt wapenen tegen te veel afleiding? Volg dan een online training bij Goed Georganiseerd, zoals de training Slimmer Werken doe je zo! 

Over Patricia Gorissen – Goed Georganiseerd:

Professional organizer Patricia Gorissen helpt sinds 2007 ondernemers, werknemers en particulieren weer rust in hun hoofd te krijgen. Ze coacht mensen o.a. op timemanagement, slim e-mailbeheer, takenlijsten en een opgeruimde omgeving. Ook ontwikkelt ze online trainingen die je kunt vinden op Ondernemenmetfocus.nl

Patrice Gorissen

Sinds 2007 helpt Patrice Gorissen ondernemers, startups en particulieren om hun leven en werk beter op orde te brengen. In haar coaching zoekt ze de persoonlijke oplossingen die ervoor zorgen dat klanten de veranderingen wel echt kunnen doorvoeren met een pragmatische insteek. Daarnaast ontwikkelt ze online trainingen die je kunt vinden op Ondernemenmetfocus.nl

Geef een reactie