De truc van de planning die past

Het was al negen uur toen ik eindelijk richting keuken liep om mijn avondeten te maken. En terwijl ik de eieren uit de koelkast pakte om een makkelijke omelet klaar te maken, besefte ik dat er vandaag bitter weinig van mijn takenlijst terecht was gekomen. De reden: de installatie van een nieuw modem en nieuwe HD Recorder. Of beter gezegd: de tv die niet mee wilde werken waardoor de installatie veel (véél) langer duurde dan ik had gedacht.

Tja, waarom zou het bij mij anders verlopen dan bij anderen? Ook in het leven van een professional organizer gaan er dingen mis. Ook voor mij geldt:

Je weet niet wat er gebeurt, je weet niet wanneer. Maar er gebeurt altijd wel iets!

Om heel eerlijk te zijn: eigenlijk had ik niet nagedacht over hoe lang ik met deze klus bezig zou zijn. In mijn ‘tijdsbegroting‘  was eigenlijk helemaal geen post ‘Ziggo-boel installeren’ opgenomen. In mijn beleving had zo’n klus in een paar minuten geklaard kunnen zijn. Toch? Maar de werkelijkheid was dus anders.

Planning loopt altijd anders

En zo gaat dat eigenlijk met de meeste planningen. Wat je functie ook is, hoe druk of hoe rustig je baan of onderneming ook is, het pakt altijd anders uit dan je had gedacht.

Ook mijn klanten lopen hier tegenaan. En zij proberen mij wijs te maken dat ze daardoor zo’n moeite hebben met plannen. Ik laat me daar natuurlijk niet door van de wijs brengen. Want ik weet wel beter. Ik weet dat, hoe onvoorspelbaar het ook kan zijn, deze onverwachte gebeurtenissen kun je toch een plekje geven in je agenda.

Klinkt dat raar? Tegenstrijdig zelfs? Dat geloof ik graag.

Toch is het zo.

Het onvoorspelbare voorspelbaar maken

De truc is dat je genoeg ruimte houdt in je agenda. Niet zo maar een klein beetje ruimte. Nee, echt genoeg ruimte. Zodat je dit soort tegenvallers kunt opvangen.

In mijn geval betekent het dat ik maar 75% van mijn tijd in moet plannen. De rest gaat op aan van alles en nog wat. En er is een tijd geweest dat ik maximaal de helft van mijn dag kon inplannen omdat ik de helft van de tijd ‘lastig gevallen werd’ door collega’s die vragen kwamen stellen, onaangekondigd voor de deur stonden voor een afspraak die niet was afgesproken, er tal van brandjes te blussen waren en nog heel veel andere dingen.

Voor iedereen anders

Voor jou betekent het misschien dat je maar 50% of zelfs minder kunt inplannen, terwijl anderen weten dat ze met 10% goed  zitten. Het is voor iedereen anders, dus probeer het voor jezelf uit. Begin eens met 25% en verdeel dat over de week. Het hoeft niet iedere dag 2 uur te zijn, je moet gewoon de gelegenheid hebben om binnen een week ad hoc activiteiten op te vangen.

En doet zich niets onverwachts voor? Dan werk je gewoon lekker door aan alle dingen die je moet doen. Misschien kun je wel vooruit werken, er is genoeg te doen, toch?

85% heeft tijd te kort

Hoe dan ook: zorg echt voor die ruimte. Want uit het online onderzoek dat Goed Georganiseerd onlangs hield onder bijna 300 respondenten bleek dat 45% vaak of zelfs altijd (13%) tijd te kort komt op het werk. En voor 40% geldt dit soms. De percentages waren gelijk voor werknemers en ondernemers.

Allemaal oorzaken van werkstress dus, die je liever wilt voorkomen. Plan dus ruimte in, je zult er geen spijt van krijgen!

Onbekend? Meer tijd!

Tot slot nog een extra tip: als je iets nieuws gaat doen, zoals het installeren van een nieuw modem, computer of iets anders dat je nog nooit hebt gedaan: hou er extra veel ruimte voor vrij. Want let maar op: er gebeurt altijd wel iets!

Coming Soon: hulp bij plannen

Ben je ondernemer en kom je eigenlijk altijd tijd te kort? En wil je daar wel iets aan doen? Hou dan mijn nieuwe platform Ondernemen met Focus in de gaten. Daar ga ik zeer binnenkort wekelijkse online timemanagementcoaching voor ondernemers bieden. Met wekelijkse planningssessies, checklists die je helpen een haalbare planning te maken en trainingen die je helpen om echt grip te krijgen op je tijd.

Wil je als een van de eersten (gratis) toegang? Laat dan hier je mailadres achter.

Over Patricia Gorissen – Goed Georganiseerd:

Professional organizer Patricia Gorissen helpt sinds 2007 ondernemers, werknemers en particulieren weer rust in hun hoofd te krijgen. Ze coacht mensen o.a. op timemanagement, slim e-mailbeheer, takenlijsten en een opgeruimde omgeving. Ook ontwikkelt ze online trainingen die je kunt vinden op Ondernemenmetfocus.nl

Patrice Gorissen

Sinds 2007 helpt Patrice Gorissen ondernemers, startups en particulieren om hun leven en werk beter op orde te brengen. In haar coaching zoekt ze de persoonlijke oplossingen die ervoor zorgen dat klanten de veranderingen wel echt kunnen doorvoeren met een pragmatische insteek. Daarnaast ontwikkelt ze online trainingen die je kunt vinden op Ondernemenmetfocus.nl

Geef een reactie