Meer grip op je e-mails
Veel klanten die ik mag helpen, stoeien met de e-mail. Een overvolle inbox/postvak-in is het meest opvallend daarin. Ook vragen als: “Hoe ga ik met de overvloed aan inkomende e-mails om?” en “Hoe bewaar ik deze?” zijn veelvoorkomende vragen. Hierbij een aantal tips & adviezen om op een slimme manier met e-mailverkeer om te gaan!
Praktische tips
Begin niet in de ochtend met het lezen van e-mails (tenzij je parttime werkt; dan moet je misschien eerst wat zaken bijlezen). Plan hiervoor liever 2 of 3 momenten per dag in.
Vaak ben je in de ochtend het meest creatief en heb je de meeste energie. Waarom tijd verspillen aan iets wat niet je corebusiness is?
E-mails verwerken kan later op de dag ook nog wel!
Kies 2 of 3 vaste momenten per werkdag van 30–60 minuten, afhankelijk van je functie.
Zet alle e-mailmeldingen uit. Elke afleiding haalt je gemiddeld 64 seconden uit de concentratie. Multiswitchen is niet effectief.
Kies bij het openen van elke e-mail één van de acties: doen / archiveren / verwijderen.
Bepaal de bewaarwaarde van een e-mail.
- Heeft het een bewijsfunctie?
- Kan ik de informatie moeilijk ergens anders vinden?
- Kan ik eventueel belangrijke bijlagen opslaan?
- Moet ik contactgegevens verwerken?
Bepaal de bewaarplek van een e-mail.
- Afwachtmap / archiveren / prullenbak
- Contactgegevens in adresboek / agenda / gsm
- Bijlagen opslaan als bestand
Sla e-mails nooit dubbel (op meerdere plekken) op. Dit is nodeloze vervuiling van je systemen!
De gemiddelde bewaartermijn van zakelijke e-mails is 7 jaar.
Verwijderen van e-mails: 40–60% van de e-mails kan bij binnenkomst worden verwijderd. Het betreft non-informatie of spam.
Meld je af voor nieuwsbrieven. Vaak lees je deze niet en is de informatie, indien nodig, terug te vinden op de website van het bedrijf.
Leeg je prullenbak aan het einde van de dag. Opgeruimd staat netjes!
Vakantie 🌞
- Plan vóór je vakantie een dagdeel om je e-mail af te handelen.
- Zet je out-of-office aan en verleng, indien mogelijk, hiermee je vakantie met een dag.
- Verstrek alternatieve contactgegevens van een collega die jou vervangt.
- Maak afspraken met achterblijvers over het al dan niet checken van je e-mail.
- Plan voor de rest van de week extra tijd in, zodat je na een week weer helemaal bij bent.
Groot onderhoud 🔧
Plan per half jaar een onderhoudsbeurt in, bijvoorbeeld vóór de kerstvakantie en de zomervakantie.
- Is er een project afgelopen? Plaats deze map in het archief of gooi deze weg.
- Bekijk de bestaande mappen en bepaal de bewaarwaarde of gooi ze weg.
- Maak nieuwe mappen aan voor nieuwe projecten.
Veel succes🍀 en geniet van een opgeruimde inbox!
Imke Hendrikx, sinds 2020 Professional Organizer & Budgetcoach bij De Opruimjuf www.opruimjuf.nl
Ik help mensen met structuur in huis, op het werk en met financiën.